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POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

TYPICAL COLOMBIA S.A.S. 

TYPICAL COLOMBIA S.A.S., en cumplimiento a los requerimientos legales establecidos en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, relacionadas con el manejo de bases de datos e información que se posean de terceros, en nuestra calidad de Responsable de la Información que reposa en nuestras bases de datos, nos permitimos informar que la siguiente es nuestra política de tratamiento de Información, que se aplica a las bases de datos administradas por esta sociedad.

I. INTRODUCCIÓN

De conformidad con la normatividad vigente, TYPICAL COLOMBIA S.A.S., mediante el presente documento da a conocer las políticas y procedimientos estipulados para garantizar el derecho que tienen las personas a conocer, actualizar y rectificar la información que reposen en bases de datos y/o archivos. Se aclara desde ya que TYPICAL COLOMBIA S.A.S., puede actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para estar conformes a nuevas reglamentaciones, normativas, jurisprudenciales, necesidad interna, o por cualquier otra razón, modificaciones que en todo caso se darán a conocer oportunamente. 

A. Transferencia, transmisión y revelación de datos personales. 

TYPICAL COLOMBIA de ser el caso podrá entregar a sus compañías vinculadas a nivel mundial, los Datos Personales sobre los cuales realiza el Tratamiento, para su utilización y Tratamiento conforme a esta Política de Protección de Datos Personales. De igual manera, TYPICAL COLOMBIA tendrá la posibilidad de entregar los datos personales a terceros no vinculados con TYPICAL COLOMBIA para efectuar el tratamiento, en los términos de la ley.

En todo caso, en los contratos de transmisión de Datos Personales, que se suscriban entre TYPICAL COLOMBIA y los Encargados para el Tratamiento de Datos Personales, se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo Encargado:

• Dar Tratamiento, a nombre de LA EMPRESA a los      Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
• Salvaguardar la seguridad de las bases de      datos en los que se contengan Datos Personales.
• Guardar confidencialidad respecto del      Tratamiento de los Datos Personales. 

B. Deberes de los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento

TYPICAL COLOMBIA como responsable del tratamiento de los Datos Personales, se obliga a dar cumplimiento a los siguientes deberes: 

- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

- Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

- Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

- Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;

- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

- Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

- Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

En caso que TYPICAL COLOMBIA designe un encargado del tratamiento, el mismo se obligará a dar cumplimiento a los deberes dispuestos en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables. 

C. Encargado del Tratamiento 

TYPICAL COLOMBIA, se encarga directamente del tratamiento y custodia de los datos personales que hacen parte de sus bases de datos. No obstante, TYPICAL COLOMBIA se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado que eventualmente se designe, el cumplimiento de la presente política, así como la gestión de procedimientos idóneos para salvaguardar la información y la confidencialidad de los mismos. Lo anterior en consonancia con lo dispuesto por el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y demás normas aplicables. 

D. Legislación Aplicable 

La presente Política de Protección de Datos Personales y sus anexos, se rigen por lo dispuesto en las normatividades vigentes sobre Protección de Datos Personales, comenzando por el Artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes.

E. Alcance

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de TYPICAL COLOMBIA S.A.S. 

F. Derechos de los titulares 

Conforme a la ley 1581 de 2012, el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

G. De los Datos Sensibles 

Cuando TYPICAL COLOMBIA lleve a cabo el tratamiento de datos sensibles, siempre que dicho tratamiento sea posible, el mismo se sometera a las siguientes obligaciones: 

1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento. 

2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. 

Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre datos personales sensibles.

H. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales

El responsable del manejo de las bases de datos que contengan datos personales será TYPICAL COLOMBIA S.A.S., sociedad con domicilio en la calle 5 # 9 – 75  de la ciudad de Villa de Leyva, Boyacá,  Colombia. Portal Web www.typicalcolombia.com, Correo electrónico comercial@typicalcolombia.com, teléfono (+571) 9316058.

I. Tratamiento 

TYPICAL COLOMBIA en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos personales, para el fortalecimiento de sus relaciones y actividades comerciales, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, como lo es (pero no se limita a estos) trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores. 

J. Finalidad  [mibr1] 

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de TYPICAL COLOMBIA con las siguientes finalidades:

· Para el fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, publicidad, promociones y en general el envío de los productos y servicios ofertados por TYPICAL COLOMBIA. 

• Tratamiento de los      datos personales en actividades de mercadeo.
• Adaptación de      productos y servicios para responder mejor a los intereses de los clientes      finales. 
• Para realizar      campañas de actualización de datos.

· Para la recepción de compras, reservas y demás adquisiciones de los productos y servicios ofertados por TYPICAL COLOMBIA. 

• Enviar cartas y      comunicaciones en general.

· Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.

· Para la atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Felicitaciones, por parte del área encargada. 

· Para la evaluación del servicio a clientes, la evaluación de la calidad del servicio ofrecido, y a invitación a eventos realizados o patrocinados por TYPICAL COLOMBIA. 

· Para el envío de información a los trabajadores y familiares;

· Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los trabajadores de TYPICAL COLOMBIA beneficiarios del servicio de salud;

· Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de TYPICAL COLOMBIA;

· Para la interacción con sus Operadores, para la verificación del cumplimiento de los convenios comerciales, 

· Para la verificación de saldos de sus acreedores;

· Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores;

· Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia;

· Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales;

· Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

· Cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social TYPICAL COLOMBIA requiera.

K. Área Responsable de la Implementación 

El área comercial  [mibr2] de TYPICAL COLOMBIA S.A.S., tiene la labor de desarrollar, implementar, capacitar, observar y dar cumplimiento a la presente Política. Asimismo esta área estará encargada del manejo y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que pudiera realizar cualquier titular de la información. 

L. Periodo de Vigencia de las Bases de Datos 

El periodo de vigencia de las bases de datos que son objeto de tratamiento por parte de TYPICAL COLOMBIA S.A.S., será de veinte (20) años, prorrogables por términos iguales. 

M. Autorización 

TYPICAL COLOMBIA deberá solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. El responsable del tratamiento solicitará a más tardar en el momento de la recolección de los datos, la autorización del Titular así como informarle: 

- los fines con los cuales es recolectada la información y para el cual se está dando consentimiento. 

- El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales

- El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;

- Los derechos que le asisten como Titular

- La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

En caso de haber cambios sustanciales en el contenido de las políticas del Tratamiento referidos a la identificación del Responsable y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, el Responsable del Tratamiento debe comunicar estos cambios al Titular antes de o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del Tratamiento. 

TYPICAL COLOMBIA ha diseñado los siguientes procedimientos para la obtención de las autorizaciones correspondientes:  Por escrito, con el diligenciamiento del convenio o contrato, a través de la suscripción del documento denominado “AVISO DE PRIVACIDAD”,   o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.  

TYPICAL COLOMBIA siempre conservará constancia de la autorización, para poder ser consultada con posterioridad.

N. Procedimiento para atención y respuesta de peticiones

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo sometidos a tratamiento por parte de TYPICAL COLOMBIA, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización. Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, que se ciñe a la normatividad vigente: 

- Consultas 

El Titular o sus causahabientes, podrán en cualquier momento, consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos manejadas por TYPICAL COLOMBIA. Una vez efectuada la consulta, el Responsable del Tratamiento procederá a suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular. La consulta se podrá realizar a través delos medios que se indicarán más adelante. Es así como el titular o el causahabiente, podrá consultar: 

• Información sobre los Datos Personales del      Titular que son objeto de Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada a      LA EMPRESA para el Tratamiento de sus Datos Personales.
• Información respecto del uso que se le ha dado      por LA EMPRESA a sus datos personales. 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Medios habilitados para la presentación de peticiones y consultas son los siguientes: 

1. Solicitud presentada al correo electrónico: comercial@typicalcolombia.com

- Reclamos

El Titular o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos manejada por TYPICAL COLOMBIA, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en las normatividades vigentes, podrán presentar un reclamo a TYPICAL COLOMBIA, el cual se tramitará de la siguiente manera: 

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, esto es ante TYPICAL COLOMBIA S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Medios habilitados para la presentación de reclamos son los siguientes: 

1. Solicitud presentada al correo electrónico: comercial@typicalcolombia.com.

- Legitimación para el ejercicio de los derechos del titular

Según fue reglado por el Decreto 1377 de 2013, podrán ejercer los derechos contenidos en esta política: 

o El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

o Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

o Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

o Por estipulación a favor de otro o para otro.

La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombre y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones.

 

O. Datos Recolectados con anterioridad al Decreto 1377 de 2013

De conformidad a lo reglado por el Decreto 1377 de 2013, todos aquellos datos que se hayan recolectados previa a la expedición de tal decreto, y especialmente previa la publicación de la presente política, deberá seguir el siguiente procedimiento:

- Se solicitará a los titulares de los datos la continuación con el Tratamiento de su información, a través de correos electrónicos, cartas y demás medios eficientes de comunicación, así como poner en conocimiento la presente política y la forma de ejercer sus derechos.

- Si en el término de treinta (30) días hábiles, contado a partir de la implementación del anterior mecanismo de comunicación, el Titular no ha contactado al Responsable o Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos del presente decreto, el responsable, es decir TYPICAL COLOMBIA podrán continuar realizando el Tratamiento de los datos contenidos en las bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en esta política de Tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el Titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato. 

P. Aviso de Privacidad 

Teniendo en cuenta la extensión de la presente política, TYPICAL COLOMBIA informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de la misma, y la forma de acceder, de manera oportuna a su contenido. Este aviso se incluirá en la comunicación que se efectué con el titular de los datos, y deberá contener como mínimo la siguiente información: 

· Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. 

· El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. 

· Los derechos que le asisten al titular. 

· Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. 

No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos personales sensibles, el aviso de privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos. 

Para los efectos de la presente politia se adopta el siguiente AVISO DE PRIVACIDAD: 

EL TITULAR autoriza expresamente a TYPICAL para que en los términos de la Ley 1581 de [mibr3] 2012, del Decreto 1377 de 2013 y demás normas concordantes, recolecte y use para fines contractuales y comerciales los datos personales que serán suministrados por EL TITULAR. De acuerdo con el artículo 8 de la ley mencionada, son derechos del TITULAR con respecto a los datos personales que sean suministrados los siguientes: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que no se requiera autorización según la ley 1581 de 2012; c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. EL TITULAR autoriza que le sean aplicadas las políticas de privacidad de los datos personales que se encuentran en la página web: www.typicalcolombia.com. Por lo que EL TITULAR indica que: otorgo libre, voluntaria, informada y expresa autorización para que se lleve a cabo el tratamiento de mis datos personales según en ellas se establece. Ante cualquier inquietud EL TITULAR pueden comunicarse en Bogotá al (1) 9316058 email: comercial@typicalcolombia.com. Conforme a todo lo anterior EL TITULAR y sus vinculados declaramos que la información entregada ha sido CLARA, VERAZ, SUFICIENTE, EXPRESA, OPORTUNA, COMPRENSIBLE, PRECISA E IDÓNEA Y QUE SE HAN ATENDIDO TODAS LAS INQUIETUDES- 

Q. Modificación de la Política 

TYPICAL COLOMBIA S.A.S., declara que no hará uso de los datos personales de manera diferente a la autorizada. En el evento en que se requiera de los datos personales para una finalidad distinta a la acá consentida, se pondrá a disposición un nuevo aviso de privacidad con las características del nuevo tratamiento.

La presente política podrá ser modificada de vez en cuando. Cuando se hagan cambios significativos o sustanciales, estos se comunicarán en la página de inicio del sitio web antes de ser implementadas. El uso de este sitio a partir de estos cambios constituye su aceptación de la Política revisada que entre en efecto.

R. aceptación de las Políticas 

El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta expresamente la presente Política de Tratamiento de datos Personales de TYPICAL COLOMBIA S.A.S. Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y TYPICAL COLOMBIA, y que TYPICAL COLOMBIA ha realizado actos tendientes a obtener las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, TYPICAL COLOMBIA continuará efectuando tratamiento sobre los datos almacenados en sus bases de datos, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de los mismos. 

S. Vigencia de las políticas de tratamiento de datos personales

La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación, esto es desde el mes de Agosto de 2019. 

Para cualquier información relativa a esta Política de protección de datos, puede enviar comunicación a TYPICAL COLOMBIA S.A.S., Correo electrónico: comercial@typicalcolombia.com